Gestionnaire Administratif (H/F)

Votre mission

• Etre capable d’évaluer l’importance de la demande, de la classifier, d’y répondre directement ou bien d’en accuser réception et de l’orienter vers le bon interlocuteur au sein de nos filiales de distribution à l’étranger.
• Rédaction de réponses personnalisées (80% en anglais / 20% en français) dans le respect des délais définis en collaboration avec le Secrétariat du Directoire.
• Suivi hebdomadaire avec les marchés et mise à jour d’un tableau récapitulatif (ex : statistiques liées au temps de réponse).
• Envoi des invitations Outlook pour réserver les salles, confirmer les artisans à l’interne, et assurer la disponibilité DIR-COM pour les déjeuners dans les Salons VIPs.
• Tenue du planning dans GEDO pour la réservation des Salons à PP6. Assurer une communication optimale avec l’équipe du restaurant.
• Impressions diverses : programmes de visite, liste des invités, étiquettes blouses, plans de table, chevalets, passe-partout, etc.
• Fonction de « backup » pour l’organisation des visites, notamment pendant les périodes de congés afin d’assurer un service de qualité en tout temps.
• Coordination évènement Watches & Wonders (accréditations internes/externes, rendez-vous détaillants et listing soirées).
• Rôle de gestionnaire de temps pour la Division COM : suivi de la gestion des temps des collaborateurs (sur SAP) et envoi de statistiques mensuelles aux responsables de service.
• Assurer la traduction/relecture de divers documents (emails/notes internes, directives pour les marchés à l’étranger, présentations powerpoint, etc.).
• Gestion des demandes de réservations de la salle C3-1105 (salle en accès restreint) : pour la Division COM mais aussi pour les besoins ponctuels des autres Divisions de la manufacture.
• Organisation de l’envoi des cartes de vœux et des cadeaux de fin d’année (vide-poches).

Votre profil

• Maturité professionnelle ou commerciale.
• 5 à 10 ans d’expérience dans la gestion administrative au sein d’une entreprise internationale
• Langue maternelle anglaise.
• Maîtrise parfaite du français (oral et écrit).
• Goût pour la rédaction de courriers. Maîtrise rédactionnelle requise en anglais et en français.
• Très bonne connaissance des outils bureautiques MS-Office et de SAP.
• Excellent sens relationnel et diplomatie.
• Sens aigu de la confidentialité.
• Rigueur et précision.
• Esprit logique et méthodique.
• Force de proposition quant à l’organisation du bureau.
• Réactivité et bonne gestion des priorités.