Executive Assistant – RH, Marketing, Products (H/F)

vos missions

• Gérer et coordonner les agendas complexes des trois membres du comité, organiser les réunions stratégiques et anticiper les priorités.
• Préparer et organiser les comités, réunions et événements internes ou externes : préparation des ordres du jour, réservations, coordination des participants, rédaction et diffusion des comptes rendus.
• Organiser les déplacements professionnels (réservations transports, hôtels, restaurants, gestion des visas, rédaction des mémos).
• Être l’interface privilégiée avec les équipes internes, partenaires externes et clients stratégiques : gestion des appels, des emails et accueil des visiteurs avec professionnalisme et confidentialité.
• Gérer les notes de frais, assurer le suivi des validations et participer à la gestion administrative et budgétaire (SAP, Concur, FIORI).
• Apporter un support à la gestion de projets transverses pilotés par les membres du comité (ex : événements, lancements produits, séminaires, workshop).
• Gérer la documentation, le classement, l’archivage et la distribution du courrier.
• Garantir la confidentialité absolue dans le traitement de toutes les informations sensibles.
• Coordination avec le personnel, les fournisseurs et les clients.
• Gérer le bon fonctionnement du bureau : fournitures, salles de réunion, prestataires, interventions techniques, suivi des services généraux.
• Organiser la vie de bureau : événements internes, gestion des accès et accueil des visiteurs.

Votre profil

• Diplôme CFC ou équivalent, avec expérience confirmée (minimum 5 ans) en tant qu’assistant(e) de direction/exécutif, idéalement auprès de membres du comité de direction.
• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais (oral et écrit), toute langue supplémentaire est un atout.
• Maîtrise experte des outils MS-Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel), ainsi que des systèmes de gestion administrative et budgétaire (SAP, Concur, FIORI).
• Discrétion, sens de la confidentialité et diplomatie reconnus.
• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle, à anticiper les besoins et à travailler de façon autonome.
• Organisé(e), rigoureux(se), proactif(ve), doté(e) d’un excellent esprit de synthèse et de priorisation.
• Excellentes compétences relationnelles, sens du service développé, réactivité et forte orientation solution.
• Expérience dans un environnement international et dynamique appréciée.
•