Assistant évènementiel et administratif (H/F)

Votre mission

• Collecter les noms des clients auprès de l'équipe de vente 
• Contacter les clients pour les inviter à l'événement.
• Assister à la préparation de la présentation.
• Envoyer les 'save the date' puis organiser et superviser l'envoi des invitations papier.
• Maintenir la liste à jour et veiller au stock des invitations.
• Mettre à jour la participation respective dans le CRM.
• Fournir les informations concernant l'événement à la sécurité.
• Réserver les limousines pour les transferts clients; réserver des places de parking.
• Réserver les hôtels et les restaurants.
• Coordonner le travail du traiteur (budget, menu, service, horaires).
• Coordonner les décorations florales (y.c. le sapin de Noël) avec le fleuriste.
• Suivre les livraisons des fournisseurs (table d'été et de Noël).
• Réserver la salle à manger ou le restaurant.
• Réserver le matériel pour le traiteur (tables et chaises, nappes, vaisselle...).
• Réserver le service d'un photographe.
• Préparer les cadeaux clients.

Votre profil

• Bachelor en Hospitality Management, Relations Publiques, diplôme d’une école spécialisée en communication (ou équivalent).
• 2 à 5 ans d'expérience dans le domaine de l'évènementiel
• Forte sensibilité métier et à l’univers du Luxe
• Excellentes connaissances techniques et historiques de la marque et des produits.
• Compétences linguistiques indispensables: Français/ Anglais, autre(s) langue(s) un atout.
• Excellent relationnel avec l’ensemble des parties (clients, équipes et intervenants)
• Bonnes compétences rédactionnelles
• Capacités d’organisation et de coordination 
• Capacité à travailler sur plusieurs tâches en même temps
• Réactivité et capacité à résoudre des problèmes rapidement
• Parfaite maîtrise des outils de gestion et de marketing (logiciels CRM, plateforme d’inscription, e-mailing)
• Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique (Suite Office : Word, Excel et tableaux de suivi budgétaires et de présentations)
• Excellente présentation.