VP Marketing Assistant

Vos missions

Assister le Vice-President Marketing :

• Gérer l’agenda et les rendez-vous dévolus à la fonction de VP.
• Organiser les déplacements et voyages d’affaires.
• Traiter et filtrer les appels téléphoniques et assurer un lien avec les prestataires et les contacts.
• Réceptionner et assurer le suivi de la correspondance (rédaction d’e-mails/lettres, réponses aux demandes de partenariats).
• Rédiger des procès-verbaux.
• Gérer et organiser le classement des documents et des dossiers pour le VP.
• Assurer toutes les tâches administratives sur instruction du VP.

Coordination administrative :

• Concevoir, organiser et suivre les dossiers administratifs et certaines séances.
• Organiser les visites des partenaires et filiales à Saint-Imier.
• Organiser les formations au sein du département pour les nouveaux collaborateurs.
• Gérer et organiser le classement de documents et des dossiers (réseau informatique, Intranet/SharePoint).
• Coordonner les outils administratifs liés à la gestion du département (planning des présences, gestion du courrier, commandes de matériel pour le département, …).
• Diverses tâches administratives : correspondance, organisation d’événements internes,…
• Délégation et supervision de tâches au stagiaire du service.

votre profil

• Formation dans le domaine commercial et/ou administratif ou titre jugé équivalent, idéalement complétée par un brevet fédéral d’assistant-e de direction.
• Expérience confirmée (3 - 5 ans) dans un secrétariat de direction.
• Bonnes connaissances de la suite MS Office, Outlook et SAP.
• Autonome. Organisé, gestion des priorités.
• Consciencieux.
• Esprit d'initiative.
• Résistance au stress.
• Orientation clients.
• Ouverture d’esprit.
• Flexibilité, rapidité.
• Excellente maîtrise de la langue française, à l'oral comme à l'écrit.
• Bonne maîtrise de la langue anglaise, à l'oral comme à l'écrit.
• Toute autre langue est un atout.